Definition

Separation of duties is a protective mechanism meaning that no critical task may be completed by a single person.

Example sentence

In our company, a strict separation of duties applies to roles of the accountant and the person authorizing financial transactions.

Comment

The main reason for separating certain roles in companies as well as in public administration is prevention of fraud and error. The principle of separated duties is most often applied to functions having something to do with finance. An example could be that financial transactions over a certain threshold need to be authorized by two people or that the person who orders goods is different from the one who logs the goods into the accounting and inventory system. Separation of duties is important also in other areas, though, such as approving access to sensitive personal data or in IT generally, as no person in an organization should be in a position to change the source code or important data wrongfully. A similar concept applies to democratic governance, where this is known as separation of powers (or “checks and balances”), which typically means separation of legislative, executive and judiciary powers.

Definice

Oddělení povinností (nebo také oddělení funkcí) je ochranný mechanismus, který zajištuje, že žádný důležitý úkol nemůže být splněn pouze jednou osobou.

Příklad použití ve větě

V naší firmě platí přísné oddělení povinností v případě role účetní a osoby schvalující finanční transakce.

Poznámka

Hlavním důvodem pro oddělování určitých rolí ve firmách i veřejné správě je prevence chyb a podvodů. Princip oddělování povinností je nejčastěji uplatňován ve funkcích, které nějak souvisejí s financemi. Příkladem může být, že finanční transakce, které překročí určitou hodnotu, musí být autorizovány dvěma osobami nebo že, osoba, která objednává zboží je odlišná od osoby, která zboží zaznamenává do zásob a účetního systému. Nicméně, oddělení povinností je důležité i v jiných oblastech jako například schvalování přístupu k citlivým osobním údajům nebo v IT obecně – žádná osoba ve firmě by neměla být v pozici, kdy může neoprávněně změnit zdrojový kód nebo důležitá data. Podobný koncept se vztahuje i na demokratické vládnutí, kde je znám jako dělba moci (nebo jako systém „brzd a protiváh“), což typicky znamená oddělení moci zákonodárné, výkonné a soudní.

Business Term of the Day

English Editorial Services’ mission is to assist international businesses and organizations of all sizes to communicate clearly, correctly, and persuasively with their business partners and target audiences.

Simply subscribe to receive our Business Term of the Day at no charge to your inbox each business day, with explanation in English and Czech.

Subscribe